資料作りがうまくなる!分かりやすい資料の作り方の超基本7ステップ②



前回基本ステップの3までお話しましたが、

そちらはご覧いただけたでしょうか?

何それ?という方はこちらへ!

資料作りがうまくなる!分かりやすい資料の作り方の超基本7ステップ①

 

では、今回はStep4からお話します。

Step3で集めた情報はまだバラバラな状態。

情報の階層も時系列も、

関係性もまだバラバラ。

Step4では

それらをグループ分けし、適切な順番に並べる」という作業をします。

 

グループ分け?適切な順番ってどんなこと?

という疑問、出てきますよね。

例えば、グループ分けの切り口は

時系列、過去・現在・未来で分けたり、

上位概念と下位概念を繋げたり、

同じカテゴリーのものをまとめたり、

といった作業です。

 

さらに、そグループができたら、

どの順番で資料上論理を展開していくか考えます。

これはどの順番で論理を展開すれば一番分かりやすく、

かつ、メッセージが伝わりやすいか、

という観点で考えます。

 

例えば、これまでの振り返りといった過去から話を始め、

現状はこんな問題が起きているので、

なんとかしなくちゃいけません!というような現在を話す。

そして、対策案を提案し、

最後にこんな風にこれを進めていきますという未来を見せるといった並べ方。

 

私がよく企画書で使うのはこのパターン。

 

各、過去・現在・未来のなかには先ほどグループ分けした

上位と下位にまとめたものであったり、

時系列に整理したものであったり、

そういった情報が入っていきます。

 

Step5では見出しとレイアウトを考えます。

見出しというのは、Step4でまとめたグループのこと。

例えば、1.これまでの振り返り、2.認識している課題、3.対策案 4.今後のスケジュール

といった感じです。

これらの見出しと、情報量に応じて、レイアウトを作っていきます。

パワーポイント資料ならコマ割りです。

A3の資料なら、どこにどのように情報を配置していくか考えます。

グラフや図を使う場合は、どのくらいの分量を割くのか、

どのくらいの大きさの図にするのか、どのように配置するのか、も考えます。

 

そのため、私はA4ならA4、A3ならA3の紙に

レイアウトを書いていました。

これが、これから作成する資料の下絵になります。

この段階では文章を一字一句書かなくてOK。

ここら辺に文を配置するというイメージや、箱で囲うなら箱を書いておくくらいでOKです。

 

Step6でついにパソコンを使って作業をします。

レイアウトを見ながら、

パソコンで作り込んでいきます。

作っている過程で、レイアウトと変更したいところが出て来たり、

スペースが足りなかったり、広すぎたりということが出てくることもありますが、

その場合はレイアウトを修正して、そちらに合わせてOKです。

 

Step7は仕上げです。Step7は「見栄えと文章を整える」です。

Step6では80%の仕上がりでOK。

誤字脱字のチェックや文章表現のチェック、

改行や階層のチェックや、

グラフの見栄え、全体の見栄えをここで整えておきます。

 

また、白黒でグラフなどは白黒印刷だと見えにくいところがあったり、

エクセルだと印刷すると文字が切れていたり、

ということが起こるので、

必ず印刷して仕上がりをチェックしましょう。

このひと手間を惜しまないように!

 

以上で、資料の作り方の超基本7ステップは完了です。

 

皆さんは資料を作るとき、

おそらくすぐにSte6のパソコンで作成するというステップから始めているかもしれませんが、

実はそれは本当に最後の段階。

しかも、Step5までできれば、

資料は7割完成したようなもの。

何を書くか、書く内容がきちんと定まれば、

あとはただのパソコン作業です。

このステップのどれかしかやってなかった!

という方は是非、試してみてくださいね!

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資料作りがうまくなる!分かりやすい資料の作り方の超基本7ステップ②” に対して1件のコメントがあります。

  1. 三幡 より:

    はじめまして。
    こちらのオンライン動画に興味があるのですが、現在配信のものはどういった内容がありますでしょうか?

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