効率の悪い仕事の見つけ方と改善方法
いつも慣れ親しんだ仕事。
効率化しようと思っても、どこを直せばいいのか、
分からなくて手を付けていないという方も多いのではないでしょうか？
そもそも効率が悪いのかどうかも分からない、という声も少なくありません。
そこで、今日は「効率の悪い仕事の改善方法」について、
お話します。
多くの業務改善コンサルタントや業務効率化コンサルタントは、
まず現在の作業を全て洗い出しさせ、その作業のプロセスを全て書かせます。
そして、その中から、ITやAIで効率化できそうなところを見つけたり、
データの一元化などができそうなところを探し、
それを改善させ、効率化するという流れでプロセスを改善します。
しかし、これでは、あなた自身で効率化できそうなプロセスを見つけられないですよね？
「ここを直した方がいい」と指摘され、初めて気づくからです。
つまり、指摘されないと気づかない、分からない状態です。
しかし、KAIZEN仕事術では、自分で効率化をできるようにするので、改善点の超簡単な見つけ方を教えています。
では、その超簡単な改善点の見つけ方、
なんだと思いますか？
それは、
最短のプロセスと
現状のプロセスの差を見つける、
ということです。
最短のプロセスとはその仕事の成果物をつくり出すために、
一番単純化したプロセスのこと。
現状のプロセスは今あなた自身や社員がやっているプロセスのこと。
最短のプロセスと現状のプロセスの差分がムダというわけです。
例えば、カレーを作るときのプロセスで考えてみましょう。
最短のプロセスは
野菜を切る⇒炒める⇒煮込む⇒ルーを入れる⇒煮込む
というプロセスです。
でも、ここで現状のプロセスが
野菜を買いに行く⇒野菜を切る⇒炒める⇒煮込む⇒ルーを入れる⇒煮込む
となっていた場合。
野菜を買いに行くがムダなプロセスですよね。
では、仕事の場合の最短のプロセスって具体的にどうやって考えればいいのか？
ある会社の事例をご紹介します。
その会社では毎月最終週に月報を作成し、社長に報告をするという業務があります。
毎月作る月報。
なんとか、効率的にできないかということでご相談いただき、まず改善点を探しました。
この月報の目的は、売上を把握し、来月以降の目標達成に向けて改善点を洗い出すことです。
この月報作成の最短プロセスは、
グラフを見て問題点を見つける⇒問題点の対策を考える⇒グラフをコピーして資料のひな形に貼る⇒資料に対策を記入する
という４つのプロセスだけ。
しかし、実際は、
データ表に数字をまとめる⇒ まとめた数字をグラフにする⇒問題点を見つける⇒グラフをコピーして資料のひな形に貼る⇒何を書くべきか考える⇒資料に記入する
というように、６つのプロセスになっていました。
つまり、ムダは
データ表に数字をまとめる⇒ ムダ
まとめた数字をグラフにする⇒ムダ
何を書くべきか考える⇒ムダ、ここは対策を書けばよい
ということになります。
何を書くべきか毎回考えていて、
結局事実を総括しただけになっているようでしたので、
ここは問題点への対策を記入すると決めてしまうように言いました。
目的を考えると、対策を記入することが必要でしたので。
では、その差分が分かったら、
あとはできる限りその差をなくしていきます。
先ほどの例で言うなら野菜を買いに行くというプロセスをなくします。
でも、野菜を買いに行かないと野菜がないじゃん！
このプロセスはなくせないのでは？
と思うかもしれません。
しかし、別の日にまとめ買いをしておく（作業をまとめる）、野菜の宅配を使う（外注する）という方法で、ムダをなくせますよね！
また、月報の例ですと、
集計用のフォーマットを一元化し、
数字のまとめをなくしました。
また、そのフォーマットに入力していくと、自動でグラフ化されるように設定し、グラフを作る作業のムダをなくしました。
また、月報のフォーマットを修正し、
グラフや対策を書く場所を迷わないようにしました。
これらは全てエクセルでできていましますので、システムの導入などは一切不要です。
３０分で改善完了しました！
このようにしてムダをなくしていきます。
そして、結果的に、差分、つまりムダがなくなり、
効率化出来た状態になったら、プロセスを整えて、常にそのプロセスで求める成果物が求める品質で作りだしたり、
作業を完了させられるようにします。
私が行っているKAIZEN合宿や社員研修では、
こうしたムダの見つけ方、そして、見つけたムダをなくしていく方法を検討し、最後にプロセスを整えるところまで一緒に行う、
直接指導をしています。
最初は自分一人だとコツが掴めない、という方も、
一緒に実践し、コツを覚えてしまえば簡単に自分で実践できるようになります。
自転車の乗り方と同じですね。
ハンドルを持って、脚を止めずに、車体の真ん中に乗るようなイメージで漕げばよいと言われても、
それを実践するのは最初はなかなか難しいです。
でも、補助輪を付けたり、補助輪なしで後ろを支えてもらっていたりすると、
自分一人で自転車に乗れるようになり、
なんでできなかったんだろう？と思うくらい簡単にできるようになります。
ちなみに、KAIZEN合宿や社員研修では実際のお客様の仕事を取り上げて、ムダをなくす作業をするので、
分かりやすいだけでなく、KAIZEN合宿や社員研修が終わると、１つの作業のムダが綺麗になくなり、
効率化された状態に生まれ変わります！
１つの会社には膨大なムダが潜んでいますので、あなたの会社でもそれらのムダを取り除いて、会社の体質改善をしてみてください！
身体と同じで、ムダというぜい肉をなくせば、会社も健康になり、代謝もよくなり、動きも軽やかでどんどん仕事が速くなります。
この超簡単な方法を使ってムダをなくし、会社の体質改善に取り組んでみてくださいね！
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