4Sの具体的な進め方~整頓編~



今日は前回の「4Sは具体的にどうやって進めればいいのか~整理編~」の続き、

整頓編です。

(まだご覧になっていない方はこちらから⇒https://watanabeerina.com/blog-7/

 

前回までで、不要な物はなくなり、必要な物だけの状態になりましたね。

それでは、その必要な物をどうやって「整頓」していくのか。

 

 

「整頓」は効率化に一番直結するフェーズです。

効率を上げる、という観点から物の配置を決めていきます。

 

これははさみや付箋などの物の置き場所もですが、

資料のデータファイルなど、パソコンの場合も同様の観点からファイルの保存場所を決めていきます。

 

整頓する上でのポイントは下記の点です。

 
使用頻度の高いものは1回の動作で取り出せるようにする

 

これは、例えば電卓や付箋、赤ペンなど、毎日よく使う物の場合です。

1回の動作というのはすぐに取り出せる状態のことです。

例えば、引き出しにしまっておくと、

引き出しを開ける⇒取り出す、

という2回の動作になります。

 

しかし、その「引き出しを開ける」という動作はムダな動作。

頻繁に使用するものの場合、そういったムダは極力排除しましょう。

 

よく使う物は引き出しにしまうのではなく、

机の上に置いておく、

みんなが使いやすい場所に置いておく、

といった工夫をしてみてください。

 

ただ、スペースの関係上、机の上に置くというのが難しい場合もあります。

また、仕事の集中の妨げにならないように、机の上に物を置かない習慣の方もいらっしゃると思います。

そういった場合は、2回の動作で取り出せるようにしましょう。

クリップなどは蓋がついたケースにしまっておく人も多いですが、

そうすると、「引き出しを開ける」⇒「ケースの蓋を開ける」⇒「クリップを取り出す」という3回の動作になるので、「ケースの蓋を開ける」という動作がムダです。

 

パソコン上のデータも同様です。

使用頻度の高いファイルはデスクトップに置いておけば1回の動作で取り出せます。

 

よく使うものだからこそ、できるだけ少ない動作で取り出せるような配置にしましょう。

 

 

物の場所を明記する

 

共通で使う備品などは、物の場所を明記してください。

例えば、共通で使うパンチは「パンチ」と書いてテープで四角い枠を作り、

そこを置き場所にする、というような形です。

家の表札と区画のようなイメージです。

 

トヨタの生産現場ではこのように物の場所を明記してある例がたくさんあります。

 

例えば、掃除用の箒も「箒1本」と書いて、

壁にかかってある場所に名前が書いてあったり、

ヘルメット35個と書いてあって、

入れておくケースが分かるようになっています。

 

こうしておくことで、

どこに物があるのか、探さなくて済みますし、

戻すときにも迷いません。

また、本来なら置いてあるはずの箒がなくなっている場合も、

一目で分かります。

 

 

ルールを決める

 

整頓するときに困るのが、

資料やデータの保管場所です。

はさみや付箋などは整頓しやすい方ですが、

資料やデータは数も多く、分類も大変なもの。

 

こういった物は特にルールを決めると良いでしょう。

ルールは、例えば保管の仕方のルールや更新のルール、

分類のルールなどです。

 

このファイルには印鑑が押してある決裁資料だけ保管する。

一番上が最新のものなるように並べる。

ドラフトは廃棄。

などのように予めルールを決めることによって、

整頓の仕方に一貫性ができ、

整頓しやすくなるだけでなく、

検索もしやすくなります。

 

ルールが決まってないと、

どこに保管したのか分からなくなったり、

どれが最新のものか分からなくなったりしてしまいます。

 

また、人に依って保管の仕方が違っている、ということも起こり得ます。

 

職場やチームで保管のルールを決めて、

それに沿って整頓することで、

日々の検索の効率が上がります。

 

ファイルだけでなく、

備品なども同様です。

 

付箋は残り5つになったら発注する。

名刺は箱の半分を切ったら増刷する。

ペンは各色1本以上机に置かない。

などのルールを作ると、

ムダな物が増え過ぎず、整頓も楽になるだけでなく、

必要な物が使いたいときにないという事態も防げます。

 

 

いかがでしたか?

 

整頓の仕方次第で職場や個人の効率は改善できますので、

是非実践してみてくださいね。

 

 

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