部下が報連相をしてくれるようになる方法



 

部下が全然報連相をしてくれない

そんなお悩みをよく相談されます。

 

部下が報連相をしないのには訳があります。

その原因と対策について、

今日は解説します。

 

 

 

原因1.あなたに対して萎縮している

残念ながら、一番多い理由がこれです。

部下があなたとコミュニケーションを取ることを恐れていて、

なるべく話しかけないようにしようと思っているんです。

 

実際、私も新入社員のとき、直属の上司が怖くて、

何か報連相すると大概怒られるか、深堀されてたじろいでしまうことが多く、

報連相をしたくないなと思っていました。

 

私自身だけでなく、

他の部署と打ち合わせをして、

本来なら打ち合わせ相手からその人の上司に報連相しておくものでしょう!というものが、報連相されていない。

そんなケースは大概、これが原因でした。

 

クライアントが部下と話している様子を拝見していても、

報連相をしないと不満を持つクライアントは、

部下に対して高圧的に接していることが多いです。

 

あなたご自身には思い当たることはありませんか?

ちょっとでも「そうかも・・・」と思い当たる節があるなら、

是非話しやすい雰囲気を作るようにしてみてください。

これだけで大分効果があります!

 

原因2.報連相のタイミングがそもそも分かっていない

 報連相をしなければいけないことは分かっている。

そして、あなたとの関係も極めて良好で、常にコミュニケーションが取れている。

それにもかかわらず、報連相をしないのは、

そもそも報連相をいつするのか、何のためにするのかが分かっていないことが原因です。

 

報連相しろよ!とは教えますが、

なんのために報連相をするのか、その目的まで教えたことはありますか?

 

報連相は基本的に上司のためのものではありません。

部下のためのものです。

報連相をすることで、部下は不安や自信のないポイントを解消したり、

問題に対して、一緒に解決する心強い味方(あなたのことです)を得ることができます。

本来なら、報連相をしたほうが、部下の方自身の実を守ることに繋がるのです。

でも、それを理解していない。

上司のために報連相していると思い込んでいる人が多いんです。

上司のためにいちいち報告するのは面倒。

そう思っているのです。

この原因への対策は、報連相のタイミングと目的を教えることです。

例えば、私はクライアントさんにはこう伝えています。

報連相は「自分が100%自信が持てないときにするように伝えてください」と言っています。

どういうことかと言うと、

例えば資料作成でも、骨子を作っていたり、書く内容を決めていたり、レイアウトを決めていたり、データをまとめていたりするときに、「この骨子で大丈夫かな?」「この内容で大丈夫かな?」と心配になる瞬間があります。

このように、作業を終える時に100%自信を持って終えられないなら、そこが報連相のタイミングです。

報連相をすることで上司から「それでOK」のお墨付きをもらえるので、

自信を持って作業を進められるようになります。

 

また、問題が起こったり、問題が起こりそうだったりするときに、

「自分一人で対応できなさそう」「問題が大きくなって上司(あなたのことです)も巻き込むことになりそう」

と100%自分で解決できなさそうだったら報連相をしてもらうのです。

つまり、「不安だったり、心配になるときは小さいことでも必ず報連相をして!」と言えばいいのです。

その具体例も併せて伝えてください。

 

また、報連相をする目的も伝えてください。

「報連相は自分のためではなく、君のためなんだよ。

何か問題があったり、作業に不備があったときに自分一人で抱え込むと、

その責任は君だけのものになる。

でも、事前に相談してくれれば、一緒に対応できるし、責任も自分が取れる。

作業に不安があったら、事前に相談してくれれば、後からやり直しをさせられることがなくなる。やり直しを言われても、それは事前に確認していた自分の判断ミスでもあるから、それは君だけの責任じゃなくなる。だから、報連相は自分のためにやると思ってやってくれ」

こんな風に伝えてみてはいかがでしょうか?

実際、私もトヨタにいたときには上司に積極的に報連相をしていました。

それは、問題や仕事に対して責任を分担してもらう(もしくは上司の責任にしてもらう)という気持ちでやっていました。

後から「そんなこと聞いてない」

となると私が悪いことになりますが、

事前に説明していれば何か問題が起こっても、

上司もいわば「共犯者」です。

そんな気持ちで自分のためにやっていましたが、

上司からは「報連相いつもしっかりやってくれるからありがたい」と言われていました。

共犯者にしようと思ってやっていたのですが(笑)

 

あなたも共犯者になってあげるというつもりで報連相の目的を説明してあげてみてください。

 

その他の原因については長くなってしまうので、

また次回に!

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