ムダな作業の見つけ方



個別指導をしているとよく感じるのが、

ムダな作業がどれか、

自分で判別ができない人が多いということです。

業務効率化で一番基本となるのが、

ムダをなくすこと。

ムダをなくせば時間もお金も節約できます。

そして、ムダをなくすことは簡単にやれるものも多いのが事実。

大がかりなシステムを導入したり、

大がかりな改革は必要なく、

ちょっとしたエクセルのフォーマットを作ったり、

ちょっとしたパソコン作業で済むものが多いんです。

しかし、そもそもどれがムダか分からない、

というのがお悩みとして多いんです。

そこで、今回はムダな作業の見つけ方と実例をご紹介しようと思います。

 

ムダな作業の見つけ方とは?

まず、ムダな作業の見つけ方。

これはとってもシンプルです。

それは、、、、

 

 

付加価値がついていない作業を探す!

 

 

これにつきます。

 

では、付加価値がついていない、付けられているというのはどのような違いがあるのか。

具体例を見てみましょう。

とある病院の例です。

病院に初めて行ったとき。

問診表を書かせられますよね。

あの問診票は患者さんが手書きで書いたものを、

事務担当者や看護師さんがパソコンに転記し、

データとして保管したり、

電子カルテの情報として保管されます。

この転記という作業。

これがムダな作業です。

これは患者さんが書いた情報の形を変えているだけ。

手書きから電子データに形を変えているだけです。

何か新しい情報が追加されたわけではありません。

つまり、価値が増えていない作業です。

この転記という作業。

至る所で発生しています。

これはムダな作業というだけでなく、

転記の過程で入力ミスが起こりやすいという別の問題も含んでいます。

つまりリスクはあっても利益はない作業なんです。

この転記作業はできるだけ減らしましょう。

例えば、病院の例ですと、

タブレットやパソコンでデータベースに直接入力してもらうという方法があります。

タブレットやパソコンを使えない方(例えば高齢の方)のみ手書きで問診票を書いてもらえば良いんです。

 

付加価値がついたか、ついていないか見分ける例

付加価値といってもまだピンと来ないという方もいらっしゃるかと思います。

ここで一つ、身近な例で考えてみましょう。

例えば、おにぎり。

突然おにぎり?と思うかもしれませんが、

面白い例なので、ご紹介します。

この握るという作業。

これはムダですか?ムダじゃないですか?

つまり、付加価値がありますか?ないですか?

 

これは、状況によって、変わります!

例えば、家の中でおにぎりを食べるために握る。

これはムダですよね。

握らなくてもごはんは食べられます。

では、外でごはんを食べる場合ならどうでしょうか?

学校、職場などにご飯を持ち込みたい場合。

その場合、持ち運びができるという付加価値がつくので、

握るという作業がムダではなく、

必要な作業になります。

この違い、分かりますか?

付加価値がついた例、つかなかった例、

違いは分かりましたか?

 

では、付加価値がつく、つかないが分かった時点で、

あなたの会社の業務を見直してみてください。

付加価値がついていない作業がどこかにありませんか?

 

実際に個別指導をさせていただいたお客様で、

こんな事例がありました。

お客様から受注・成約があったあと、

その情報を専用シートに記入をしていました。

そして、さらにそのあと、専用シートの内容を別の帳票へ転記、

さらにそのあと、帳票をパソコンデータとして転記、さらにそのあとそのデータを別のデータファイルへ転記、というように転記は計4回。

そのせいで従業員の残業がなかなか減らないという問題意識はあるものの、

どのように改善すれば良いのか分からなかったということでした。

4回も転記するなんて!と驚きますか?

それとも、うちにもそういう作業があるかもしれない?と思いましたか?

もし後者なら、まずは転記をできるだけ減らす方法を考えましょう。

 

でも、そもそもどうやって転記を減らせばいいのか分からない!

という方も多いので、一番使える方法をご紹介します。

まず、基本的にデータを一元化するに限ります。

複数入力や記入する必要があるフォーマットを一つにまとめるということです。

あらゆる目的に応じフォーマットや帳票を用意していた結果、

複数転記する必要が発生しているのだと推察します。

その場合、汎用性のあるフォーマット(ExcelでOK)を用意して、

それに全ての情報を入力するよう仕組み化するということ。

そして、それでも難しいようならシステムを導入するという方法もあります。

安易なシステム導入はコストが高いので、おススメしませんが、

しっかり精査したうえで、

コスト以上に効率化が進み、結果的に経費削減につながるならば、

システムの導入も良い方法でしょう。

 

いかがでしたか?

ムダな作業の見つけ方はとてもシンプルです。

まずは代表的なムダな作業の転記から削減することを検討してみては

いかがでしょうか?

 

それでは、今日も長文を読んでくださってありがとうございました。

 

 

渡邉英理奈

 

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