5秒で探し物を取り出せないのは効率が悪くなっているサイン!



皆さんは4Sという言葉、ご存知ですか?

「整理・整頓・清掃・清潔」の頭文字が全てSなので、これらを4Sと呼んでいます。

トヨタでは一般的に使われていましが、
皆さんはこの言葉に馴染みはありましたか?

最近はトヨタだけでなく製造業では4Sという言葉が一般的に使われ始めているようです。

 

でも、そもそも4Sって普通の掃除や片付けとどう違うの?

と思いますよね。

 

それは、目的が違うのです。

 

普通の片づけは生活していくための掃除だったり、片付けです。

綺麗にすることが目的です。

 

しかし、4Sの場合、目的は、

効率化や問題の視える化のために行います。

 

そのため、汚くなったら行うのではなく、定期的に、できれば毎日行うものです。

 

トヨタの現場では、実際に毎日4Sの時間が取られていました。

現場では災害や品質異常など、重大な問題が起こりやすいこともあり、
徹底して行われています。

 

ただ、私が働いていたホワイトカラーの職場では、そこまで徹底はされておらず、個人の裁量に委ねられていました。

実際、忙しいと優先順位的に4Sは下がりがちです。

私も最近出張やセミナー、執筆が重なり、4Sの優先順位が下がっていました。

皆さんはどうでしょうか?

 

ただ、そうしていると4Sは常に優先順位が下がってしまい、だんだん放置されてしまいます。

 

では、どんなときに4Sの優先順位を上げるべきか。

 

それは、探し物を取り出すのに5秒以上かかるときです!

 

例えば、欲しい資料を取り出すのに5秒以上PC上のファイルを探してしまう。

ポストイットを取り出そうと思ったら、引き出しの中がごちゃごちゃになっていて、取り出すのに5秒以上かかってしまう。

電卓を取り出そうと思って、引き出しを探していたら机の上にあって5秒以上かかってしまった。

 

などなど、こういうときは4Sをしなさいというサインです。

優先順位を上げるときです。

 

そして、それ以外にも、
半期に一度は大4S大会を開催することをおススメします。

半期に一度のペースで、
そもそもの道具の配置やファイルの保管場所、倉庫に持って行くもの、
近くにおいておくもの、
データ化してペーパーレス化するもの、
データをCD-Rなどに移すもの、

などを一気に4Sします。

 

では、それはどんな順番で、
どんな風に行えばよいか。

 

それについては、長くなってしまいますので、また次回お話しますね!

4Sの進め方~整理編~

 

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