4Sの具体的な進め方~整理編~



さて、前回4S「(整理・整頓・清掃・清潔)」の話をしました。

(ご覧になっていない方はこちらから⇒5秒で探し物を取り出せないのは効率が悪くなっているサイン!)

 

今回はその具体的な進め方についてお話したいと思います。

 

まず、「整理」ですね。

これは簡単に言えば、いらないものを捨てることです。

 

 

日々業務をしているといらないものが増えていきます。

資料だけでなく、メールなどのデータも然りです。

 

それら不要なものをまずは取り除くこと。

それが、「整理」です。

「整理」のコツは、まずは一度全ての物を引き出しやファイルから出して、

並べて、捨てていきます。

 

 

例えば、私が人材育成の仕事をしていたときに、「ファイルプロジェクト」と呼んでいた一大4Sプロジェクトがありました。

簡単に言えば、チームの管理範囲にあるファイルを全て4Sするというものです。

自分の今使っているファイルだけでなく、歴代の担当者が残してきたものや、チームとして保管しているもの、履歴として管理してきたものなど、全てです。

段ボール10箱以上にはなったと記憶しています。

 

それをどうやってまず「整理」したかと言うと、

毎週金曜日に3時間、予めチーム全員の時間を確保し、

会議室を確保しておきます。

 

そして、集めてきたファイル全てをその会議室に移動させ、
ファイルを1冊1冊中身を取り出し、

1冊1冊いらない資料を捨てていきます。

 

ここでは、並べ方やインデックスの付け方は考えず、
とにかく捨てることに集中します。

 

私はその当時入社2年目で、
どれが必要な資料で、どれが必要でない資料か、
判断がつきませんでした。

 

そこで、先輩たちに必要な資料(残す資料)の基準を明確にしてもらい、
その基準にしたがって、捨てていきました。

 

例えば、基準は、
・決裁書(ハンコがついてある資料)
・研修の参加者名簿
・研修時のカリキュラム
・出張前の計画書
・出張後の報告書

のように新人が見ても分かるような明確な基準を作ってもらいました。

 

このように明確な基準を作れば、
担当外であっても、どれが必要でどれが不要か判断することができます。

 

いつもセミナーでお伝えしていますが、
誰でもできるような明確な基準(数値で表す、絵や写真で表すなど)を作ると、
人に仕事を依頼できるようになります。

 

逆に、これまで人に仕事を依頼して失敗してきた経験が多いなら、
それはそういった判断の基準を明確にしていないことが原因です。

 

このようにして、不要なものをどんどん捨てます。

 

でも、どうやって必要か不要か判断すればいいの?
という声も聞きます。

 

その場合は、これから使うことがあるかどうかで判断してください。

 

例えば、経理資料のように保管期限が決められているもの、
決裁資料のように過去の意思決定を確認する必要がでてくるもの、

名簿などの今後リストを活用する可能性があったり、

履歴を遡って調べる可能性があるものなどです。

 

こういった観点から必要なものの基準を決め、
捨てていきましょう。

 

では、「整理」が全て終わったらどうするか。

 

それはまた次回お話しますね!

 

 

 

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