資料作りがうまくなる!分かりやすい資料の作り方の超基本7ステップ①



皆さん、資料はどんなふうに作っていますか?

資料作成の仕方はなかなか研修で習うことも少ないのではないでしょうか?

私がいたトヨタでは資料の作成の仕方をきっちり研修で習い、

さらに職場でみっちり仕込まれます。

資料も何枚、何百枚(何千枚?)と作成していたので、

資料を作成する基本が見えてきます。

そこで、今日は超基本の資料の作り方をステップにしてお話します。

 

まず、資料を作成するときに一番大事なことなのですが、

どんな資料を作るか、

頭にイメージはできていますか?

パワポで10枚くらい、A3で1枚、A4で簡単に、

などなど、どのくらいの分量の物を、

どんなレベルで作るのか。

それは分かっていますか?

 

そして、そもそもこの資料を作成する目的、誰のための資料なのかはちゃんと分かっていますか?

 

というわけで、Step1は「目的といつまでに、誰のため、どんな資料を作れまいいのか考える」です。

これができていない人が多いので、

やり直しやムダな作業が多く発生してしまいます。

つまり、仕事の時によく分かってないけどとりあえず作業開始!や、作りながら考えよう!とする人が多いということです。

 

では、次のステップ。

Step2は「メッセージ(主張・結論)は何か考える」です。

資料は何かの目的のために作成されます。

そのため、必ず資料には伝えたいメッセージがあります。

商品提案のための企画書なら、「この商品を使えばあなたの事業はもっと時間を短縮できます」とか、

新しい施策の企画だったら、「この施策を実施すれば会社の利益は○○%上がります」とか。

そのメッセージを考えます。

 

そもそもメッセージは何にすればいいのか分からないとき。

そんなときに目的を思い出してください。

この商品を○○会社に使ってもらう、という目的なら

一番この会社が困っているところが残業時間だから、

時間をいかに短縮できるかということを伝えよう、とか、

目的をきちんとStep1で確認しておくと、資料のイメージだけでなく、

メッセージを考えるのにも役に立ちます。

 

一番のメッセージが決まったら、

Step3は「そのメッセージを補足する情報を考える」です。

資料作成に最も必要な論理力を問われるのがこのStep3です。

何か主張をするとき、

必ず根拠が必要ですよね?

例えば、理由だったり、事例だったり、前提だったり、決まり事だったり。

このような補足情報は何が必要か、考えるのがStep3です。

 

ただ、自分の持っている情報を寄せ集めにするのではなく、

必要な情報は何か考え、

足りなければ集める・探す・データで検証するなどの作業が必要です。

自分の既に持っている情報だけで主張をしようとすると、

「この場合は成り立たないんじゃないか?」

「根拠が弱い」

など指摘される原因になります。

主張を補足するのに必要な情報を考え、

自分の手もちの情報を使ったり、

足りなければ情報収集をしましょう。

この補足情報の確からしさや選び方でメッセージの納得性が決まります。

 

少し長くなってしまうので、Step4からは

「資料作りがうまくなる!資料の作り方の超基本7ステップ②」

でお伝えします。

 

 

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