【2018年版】トヨタに学ぶ!社内の効率化・仕組み化の始め方



この記事では経営者や人事担当者が必ず押さえておくべき社内の業務効率化・仕組み化を始める際のポイントや、基本的な方法を分かりやすく説明しています。

私は元々、トヨタ自動車で人材育成の仕事をしていました。その後、商品企画の担当もしていました。
その中で学んだことはトヨタの強さの秘密である、効率化・仕組み化です。

実際に、私も人材育成担当として、トヨタ独自の効率化・仕組み化のメソッドを教えていました。

また、現在は中小企業を中心に、経営者の方へ業務効率化・仕組み化のコンサルティングをし、コスト削減や効率的な売上アップを実現してきました。

それらの経験を元に、この記事では効率化・仕組み化の始め方を説明します。

経営者が取り組むべき社内の業務効率化の方法

経営者が取り組むべき主な社内の業務効率化の方法を経営に必要な2つの観点から考えてみます。

1つは、コスト削減に効果のあるもの、もう1つは売上アップに効果のあるものです。会社の利益を上げ続け、会社を経営していく上で必要なこの2つの要素に貢献をすることが、業務効率化の最終的な目的です。

コスト削減に効果のある方法は下記のとおりです。

・業務プロセスの効率化
・時間の効率化
・ツールのアップデート

売上アップに効果のある方法は下記のとおりです。

・効果的な対策(投資)の実施

業務プロセスの効率化

これは現在の仕事のプロセスを見直し、ムダなプロセスを削減する、またはやり直しやミスが発生しやすいプロセスをやり直しやミスが発生しないように仕組み化することです。

多くの業務効率化コンサルティング会社や業務効率化の書籍では、現在の業務とプロセスを全て書き出し、そこからムダなプロセスを洗い出し、改善するという手法をとっています。

しかし、それでは現状の小改善に留まり、大幅な効率化をするにはまだ不十分です。

トヨタではムダをなくし効率化するため、常に良い品質のクルマを生産するため、業務プロセスを効率化し、それを作業標準書というマニュアルに記載し、仕事をしています。
このメソッドは「自工程完結」という名前でトヨタでは全員必修の研修として教えられています。

その「自工程完結」をベースに、KAIZEN仕事術ではより実践しやすく、より分かりやすくしたメソッドを教えています。

そのメソッドは下記の8つのステップを順に実施していくことで実践できます。
そして、この8つのステップを順に実践すると、ムダがなく、ミスややり直しが起こりにくいプロセスを作れるようになります。

Step1 仕事の目的とアウトプットを考える

仕事には必ず目的があります。
そして、仕事が完了すると、必ず何らかのアウトプットが出来上がります。
アウトプットは形があるものもあれば、形がないアウトプットもあります。

形があるアウトプットは例えば、

・企画書などの資料
・料理や製品
・ホームページやシステム

などがあります。

形のないアウトプットは例えば、

・旅行やコンサルティングなどのサービス
・会議での議論の内容
・セミナーやイベント(イベント会場は形のあるアウトプット)

などがあります。

これらのアウトプットについて、深く考えたことはありますか?

企画書なら何となくこういう内容、
イベントならなんとなくこういう構成、
セミナーならなんとなくこういう内容、
というように、これまでの経験や慣例、普通はこういうものという常識から考えていませんか?

アウトプットはなぜ作るのか、なぜ生み出すのかというと、
全ては目的を達成するためです。

つまり、アウトプットは目的を達成するために必要十分なものでなければいけません。

しかし、私のクライアントさんやセミナーの受講者を見ていると、そのことを忘れていて、
アウトプットを作ることが目的になっていたり、
目的から考えると意味のないアウトプットになっていたり、
目的から考えると不十分なアウトプットになっているということがよくあります。

実際、私のセミナーやコンサルに参加される9割の方のアウトプットは間違っています。

目的を達成するために本当に効果的なアウトプットを作る。

この点を見直すだけでも、効率は劇的に上がります。

 

Step2 大まかな実施事項をリストアップしてスケジュールを作る

Step1で明確にしたアウトプットを作るためにはどんなことをすればよいでしょうか?

その実施事項を大まかに考え、スケジュールを作るのがStep2です。

まずは、何をするべきか実施事項を順不同で構わないので、リストアップしてみてください。

例えば、カレーというアウトプットを作るためには下記のような実施事項が考えられます。

・具材を切る
・具材を炒める
・煮込む

これらの実施事項のスケジュールを作ってみます。

まず、実施事項の順番を考えます。

①具材を切る
②具材を炒める
③煮込む

という順番です。

次に、それぞれの作業の所要時間を考えます。

①具材を切る・・・10分
②具材を炒めるの・・・15分
③煮込む・・・は30分

と所要時間を見積ります。

 

では、12時までにカレーを完成させたい場合、どのようにスケジュールを作れば良いか。

スケジュールは必ず、おしりから考えます。
この場合、③煮込むという作業から考えていきます。

 

 

 

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【2018年版】トヨタに学ぶ!社内の効率化・仕組み化の始め方” に対して1件のコメントがあります。

  1. Lucas Elbert より:

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